Politique de Homewood Sant¨¦ inc. concernant la protection des renseignements personnels

Introduction

Pour Homewood Sant¨¦ inc. (Homewood) et ses filiales les Cliniques Homewood et le Centre de sant¨¦ Homewood, la protection de la vie priv¨¦e rev¨ºt une importance capitale. Nous savons que la confidentialit¨¦ constitue l¡¯une des plus grandes pr¨¦occupations de nos clients* et nous prot¨¦geons la vie priv¨¦e de toute personne qui utilise nos services, y compris notre site Web.

Homewood est tenue de se conformer aux lois en vigueur dans les juridictions o¨´ elle exerce ses activit¨¦s. Nous avons ¨¦labor¨¦ la pr¨¦sente politique afin de d¨¦montrer ¨¤ nos clients notre respect de leur vie priv¨¦e et la valeur que nous accordons aux renseignements personnels qu¡¯ils nous confient.

Les dix principes de Homewood en mati¨¨re de protection des renseignements personnels

1. Responsabilisation : Homewood Sant¨¦ est responsable de la tenue et de la protection de tout renseignement personnel plac¨¦ sous sa garde. Homewood a d¨¦sign¨¦ une personne responsable de la conformit¨¦ de l¡¯organisation avec la pr¨¦sente politique de protection des renseignements personnels et les principes qui la sous-tendent. La conformit¨¦ de Homewood aux dispositions de sa politique incombe au responsable de la protection des renseignements personnels de Homewood, lequel peut ¨ºtre joint par courriel ¨¤ l¡¯adresse confidentialite@homewoodsante.com ou par la poste au Centre de sant¨¦ Homewood, 150, Delhi Street, Guelph (Ontario) N1E 6K9, ¨¤ l¡¯attention du responsable de la protection des renseignements personnels. Homewood peut d¨¦l¨¦guer d¡¯autres employ¨¦s pour agir au nom du responsable de la protection des renseignements personnels ou pour assumer la responsabilit¨¦ quotidienne de la collecte ou du traitement de ces donn¨¦es.

2. D¨¦termination de l¡¯objet de la collecte de renseignements personnels : nous informons nos clients des fins auxquelles nous recueillons leurs renseignements personnels, et ce, avant ou au moment de les obtenir.

Homewood n¡¯utilisera pas les renseignements personnels de ses clients sans leur consentement ni ¨¤ des fins autres que celles pour lesquelles ils ont ¨¦t¨¦ recueillis. Elle peut recueillir, utiliser, transmettre ou traiter des renseignements personnels obtenus de ses clients ou de la population en g¨¦n¨¦ral ¨¤ des fins diverses, notamment :

a)pour fournir ¨¤ ses clients les services auxquels elle s¡¯est engag¨¦e avec leur employeur ¨¤ leur fournir;

b)pour mener des ¨¦tudes sociologiques ou de marketing quantitatives ou qualitatives;

c)pour r¨¦pondre aux questions et demandes;

d)pour organiser des concours et des promotions;

e)pour communiquer avec ses clients au besoin (avec leur permission pr¨¦alable);

f)pour r¨¦pondre aux exigences juridiques et r¨¦glementaires ou ¨¤ d¡¯autres fins exig¨¦es ou autoris¨¦es par la loi ou en vertu de la loi;

g)pour d¨¦velopper, maintenir et modifier ses sites Web et ses plateformes de m¨¦dias sociaux.

Lorsque les renseignements personnels recueillis doivent ¨ºtre utilis¨¦s ou communiqu¨¦s ¨¤ des fins non pr¨¦alablement d¨¦finies, les nouvelles applications seront expliqu¨¦es au client et le consentement de celui-ci devra ¨ºtre obtenu avant l¡¯utilisation ou la communication de ladite information, sauf si les nouvelles applications sont permises ou requises par la loi.

3. Obtention du consentement du client pour recueillir, utiliser ou transmettre des renseignements personnels : Homewood s¡¯engage ¨¤ ne recueillir, utiliser ou transmettre les renseignements personnels de ses clients qu¡¯avec leur connaissance et consentement, sauf lorsque ces renseignements sont requis ou permis par la loi.

Dans le cadre de l¡¯obtention de ce consentement, Homewood fera des efforts raisonnables pour s¡¯assurer que le client est inform¨¦ des fins auxquelles les renseignements personnels seront utilis¨¦s ou transmis, et ces applications seront exprim¨¦es d¡¯une mani¨¨re qui peut ¨ºtre normalement comprise par le client.

Homewood demandera g¨¦n¨¦ralement ce consentement au client au moment de recueillir des renseignements ¨¤ son sujet. Il se peut toutefois qu¡¯elle lui demande ce consentement apr¨¨s avoir recueilli ses renseignements personnels, mais le consentement sera toutefois demand¨¦ avant d¡¯utiliser l¡¯information ou de la transmettre. Pour d¨¦terminer le type de consentement requis, Homewood prendra en compte la sensibilit¨¦ des renseignements recueillis et le bien-fond¨¦ des attentes du client.

4. Limite ¨¤ la collecte des renseignements personnels : Homewood limite la collecte des renseignements personnels ¨¤ ceux qui sont n¨¦cessaires pour servir aux fins d¨¦termin¨¦es, et les recueille de mani¨¨re r¨¦guli¨¨re et dans le respect de la l¨¦galit¨¦. Homewood limite la quantit¨¦ et le type de renseignements personnels qu¡¯elle recueille ¨¤ ceux qui sont n¨¦cessaires aux fins d¨¦termin¨¦es.

5. Limite ¨¤ l¡¯utilisation, ¨¤ la transmission et ¨¤ la conservation des renseignements personnels : Les renseignements personnels des clients ne seront utilis¨¦s ou communiqu¨¦s qu¡¯aux fins pour lesquelles ils ont ¨¦t¨¦ recueillis, sauf si le client a consenti ¨¤ d¡¯autres fins ou lorsque la loi le permet ou l¡¯exige. Nous nous engageons ¨¤ ne pas divulguer, ¨¦changer, louer, vendre ou transf¨¦rer de quelque fa?on que ce soit des renseignements personnels sans le consentement du client, sauf prescription contraire ¨¦tablie dans les pr¨¦sentes. Nous ne conserverons les renseignements personnels des clients qu¡¯aussi longtemps que n¨¦cessaire pour r¨¦pondre aux fins auxquelles ils ont ¨¦t¨¦ recueillis.

Homewood peut transmettre les renseignements personnels d¡¯un client aux entit¨¦s suivantes :

a)un autre client de Homewood ¨¤ qui le client a consenti ¨¤ ladite transmission;

b)une tierce partie engag¨¦e par Homewood pour exercer des fonctions en son nom;

c)une autorit¨¦ publique ou un agent d¡¯une autorit¨¦ publique si, de l¡¯avis raisonnable de Homewood, il semble exister un danger imminent pour la vie d¡¯une personne ou pour des biens qui pourrait ¨ºtre ¨¦vit¨¦ ou minimis¨¦ par la divulgation de ces renseignements;

d)une ou plusieurs tierces parties, lorsque le client consent ¨¤ la divulgation ou que celle-ci est requise ou permise par la loi.

L¡¯acc¨¨s aux renseignements personnels des clients est r¨¦serv¨¦ aux employ¨¦s de Homewood qui ont besoin de les conna?tre ou dont les fonctions habituelles l¡¯exigent.

Homewood ne conserve les renseignements personnels de ses clients que tant qu¡¯ils sont n¨¦cessaires ou pertinents pour les fins pr¨¦cis¨¦es ou tel que requis par la loi. Homewood mettra en place un syst¨¨me de contr?le, un ¨¦ch¨¦ancier et des pratiques raisonnables et syst¨¦matiques de tenue et de destruction des documents et renseignements personnels qui ne sont plus n¨¦cessaires ou pertinents aux fins pr¨¦cis¨¦es ni requis par la loi. Ces documents et renseignements seront d¨¦truits, effac¨¦s ou anonymis¨¦s.

6. Exactitude des renseignements personnels : nous conserverons les renseignements personnels recueillis d¡¯une fa?on aussi exacte, compl¨¨te et ¨¤ jour que n¨¦cessaire aux fins pour lesquelles ils ont ¨¦t¨¦ recueillis. Afin de minimiser la possibilit¨¦ que des renseignements incorrects puissent lui servir ¨¤ prendre une d¨¦cision concernant un client, Homewood n¡¯utilisera que les renseignements personnels suffisamment exacts, complets et ¨¤ jour.

7. Mesures de s¨¦curit¨¦ : Homewood prot¨¦gera les renseignements personnels obtenus ¨¤ l¡¯aide de mesures de s¨¦curit¨¦ adapt¨¦es ¨¤ la sensibilit¨¦ de l¡¯information recueillie. Elle a mis en place des mesures visant ¨¤ prot¨¦ger les renseignements personnels de ses clients ainsi que des garanties administratives, techniques et physiques suffisantes pour prot¨¦ger l¡¯information sous sa garde et son contr?le. Homewood Sant¨¦ prot¨¦gera les renseignements recueillis contre des risques comme : perte ou vol, acc¨¨s non autoris¨¦, divulgation, copie, utilisation, modification ou destruction, et ce, grace ¨¤ des mesures de s¨¦curit¨¦ appropri¨¦es, quel que soit le format dans lequel sont conserv¨¦s ces renseignements. Cependant, aucune collecte ou transmission d¡¯information telle que des adresses ¨¦lectroniques transmises par Internet ou autres r¨¦seaux de communication accessibles par le public ne peut ¨ºtre enti¨¨rement s?re. Par cons¨¦quent, nous ne pouvons assurer ni garantir la s¨¦curit¨¦ de ces renseignements.

Homewood a adopt¨¦ des processus de tenue des dossiers con?us pour conserver l¡¯information de ses clients pendant une dur¨¦e n¡¯exc¨¦dant pas celle n¨¦cessaire pour satisfaire aux fins susmentionn¨¦es ou ¨¤ des exigences juridiques.

Homewood prot¨¦gera les renseignements personnels qu¡¯elle transmet ¨¤ des tiers par des ententes contractuelles en pr¨¦cisant la nature confidentielle des renseignements et les fins auxquelles ils doivent ¨ºtre utilis¨¦s. Les employ¨¦s de Homewood sont tenus de respecter la confidentialit¨¦ des renseignements personnels des clients.

8. Transparence concernant nos politiques et proc¨¦dures : Nous donnons facilement acc¨¨s ¨¤ nos clients ¨¤ toute l¡¯information sur nos politiques et pratiques relatives ¨¤ la gestion des renseignements personnels. Nous facilitons l¡¯interpr¨¦tation de l¡¯information au sujet nos politiques et proc¨¦dures, y compris les renseignements suivants :

a)le titre et l¡¯adresse de la (des) personne(s) responsable(s) de l¡¯adh¨¦sion ¨¤ la politique de confidentialit¨¦ de Homewood et de celle ¨¤ qui les demandes doivent ¨ºtre achemin¨¦es;

b)les moyens d¡¯acc¨¦der aux renseignements personnels d¨¦tenus par Homewood;

c)la description des types de renseignements personnels d¨¦tenus par Homewood et un aper?u g¨¦n¨¦ral de leur utilisation;

d)la description du type de renseignements personnel mis ¨¤ la disposition d¡¯organisations apparent¨¦es.

9. Acc¨¨s des clients ¨¤ leur dossier : Nous informerons nos clients sur demande de l¡¯¨¦tat de leur dossier, de l¡¯usage qui en est fait et de la transmission ¨¦ventuelle de leurs renseignements personnels, et leur donnerons acc¨¨s ¨¤ ceux-ci. Les clients pourront ainsi v¨¦rifier l¡¯exactitude et l¡¯exhaustivit¨¦ de leurs renseignements et les modifier au besoin. Les clients peuvent s¡¯informer sur leur dossier ou demander l¡¯acc¨¨s ¨¤ celui-ci en communiquant avec le responsable de la protection des renseignements personnels de Homewood. Celui-ci informera le client, sur demande ¨¦crite, de l¡¯¨¦tat de son dossier, de l¡¯usage qui en est fait et de la transmission ¨¦ventuelle de ses renseignements personnels, et lui donnera acc¨¨s ¨¤ son dossier.

Dans certains cas, Homewood peut ne pas ¨ºtre en mesure de fournir ¨¤ un client l¡¯acc¨¨s ¨¤ ses renseignements personnels, par exemple lorsque cela risque de r¨¦v¨¦ler des renseignements personnels sur un tiers ou si elle a un doute raisonnable que cela risquerait de menacer la vie ou la s¨¦curit¨¦ d¡¯une autre personne ou encore lorsque la divulgation r¨¦v¨¦lerait des renseignements commerciaux confidentiels.

Afin de prot¨¦ger les renseignements personnels de nos clients, nous pourrions poser au demandeur certaines questions dans le but de v¨¦rifier son identit¨¦. Ainsi, Homewood lui demanderait de fournir des preuves d¡¯identification suffisantes pour lui permettre de se renseigner sur l¡¯¨¦tat, l¡¯utilisation et la divulgation de son dossier, et de lui en autoriser l¡¯acc¨¨s. Les questions pos¨¦es serviront ¨¤ cette fin et ¨¤ nulle autre.

Sous r¨¦serve de certaines exceptions pr¨¦vues par la loi, un client pourra demander l¡¯acc¨¨s ¨¤ son dossier, ainsi que la mise ¨¤ jour et la correction d¡¯inexactitudes ¨¦ventuelles, en nous envoyant une demande par courriel ou par la poste aux coordonn¨¦es figurant ci-dessous. Homewood corrigera ou compl¨¨tera les renseignements personnels inexacts ou incomplets et prendra en note toute divergence non r¨¦solue. Le cas ¨¦ch¨¦ant, Homewood transmettra les renseignements modifi¨¦s ou l¡¯information divergente non r¨¦solue aux tiers ayant acc¨¨s aux renseignements personnels du client. 

10. Contestation de la conformit¨¦ de Homewood avec les normes ¨¦tablies : Le client peut faire part ¨¤ Homewood de toute question, plainte ou suggestion concernant la conformit¨¦ de celle-ci avec les principes ¨¦nonc¨¦s ci-dessus. Homewood met ¨¤ la disposition de ses clients des proc¨¦dures visant ¨¤ r¨¦pondre aux demandes ou plaintes re?ues concernant le traitement des renseignements personnels et informera le client, sur demande ¨¦crite de celui-ci, de l¡¯existence de ces proc¨¦dures et de l¡¯acc¨¨s ¨¤ celles-ci.

La ou les personne(s) responsable(s) de la conformit¨¦ ¨¤ la Politique sur la protection des renseignements personnels pourrait (pourraient) solliciter un avis externe, le cas ¨¦ch¨¦ant, avant de fournir une r¨¦ponse finale aux plaintes de clients. Homewood examinera toutes les plaintes concernant le respect de sa Politique sur la protection des renseignements personnels. Si une plainte est jug¨¦e fond¨¦e, Homewood prendra les mesures appropri¨¦es pour y rem¨¦dier, y compris la modification de ses politiques et de ses proc¨¦dures, s'il y a lieu. Le demandeur sera inform¨¦ des r¨¦sultats de l¡¯enqu¨ºte relative ¨¤ sa plainte.

Protection des renseignements personnels sur Internet

En plus des principes de confidentialit¨¦ ¨¦nonc¨¦s ci-dessus, Homewood a mis en place des pratiques et politiques de confidentialit¨¦ pour ses sites Web, notamment les sites Web du Centre de sant¨¦ et du si¨¨ge social de Homewood, ainsi que ceux mis ¨¤ la disposition de leurs employ¨¦s, assureurs, cliniciens et clients. Nous avons d¨¦crit ci-dessous la fa?on dont Homewood recueille, utilise, transmet et traite l¡¯information concernant ses clients et dont elle g¨¨re les renseignements personnels recueillis par l¡¯interm¨¦diaire de ses sites Web, notamment :

ainsi que tous ses autres sites Web, pages de m¨¦dias sociaux, sites Web internes, intranet et toute application mobile (appel¨¦s collectivement le ? site Web ?).

Les visiteurs de notre site Web peuvent habituellement consulter notre site sans s¡¯identifier ni fournir de renseignements personnels. Cependant, Homewood pourrait recueillir des renseignements g¨¦n¨¦raux anonymes sur les visiteurs de son site, y compris la date et l¡¯heure de la visite, les pages du site consult¨¦es, le type de navigateur utilis¨¦, l¡¯adresse de protocole Internet (IP) de leur appareil, le nombre de clics effectu¨¦s au cours de leur visite, le type d¡¯appareil qu¡¯ils ont utilis¨¦, leur emplacement g¨¦ographique g¨¦n¨¦ral (¨¦tat, province ou pays), les annonces ou les vid¨¦os qu¡¯ils ont visionn¨¦es et le nom de leur fournisseur de services Internet.

En aucun cas elle ne lie l¡¯adresse IP d¡¯un visiteur ¨¤ ses renseignements personnels. Elle n¡¯utilise l¡¯information recueillie que pour faire en sorte que ses futures visites soient plus faciles et plus productives.

Sur son site Internet, Homewood utilise des donn¨¦es de navigation par le biais de ? t¨¦moins ?. Les t¨¦moins sont des fichiers de texte qu'un site Web peut utiliser pour reconna?tre les visiteurs habituels. Les t¨¦moins permettent de reconna?tre ces visiteurs et de leur fournir plus rapidement un contenu personnalis¨¦ ou de leur accorder libre acc¨¨s au site. En activant ces t¨¦moins, les visiteurs n¡¯ont pas ¨¤ fournir de nouveau des renseignements d¨¦j¨¤ saisis.

L¡¯information recueillie ¨¤ l¡¯aide des t¨¦moins nous aide ¨¦galement ¨¤ mesurer l¡¯utilisation de notre site Web. Cette information nous permet de suivre l¡¯utilisation qui est faite de notre site et de compiler ces donn¨¦es afin d¡¯am¨¦liorer celui-ci. La compilation fait en sorte qu¡¯aucun utilisateur particulier n¡¯est identifi¨¦. Les t¨¦moins attribuent ¨¤ chaque utilisateur un num¨¦ro unique qui n¡¯a aucune signification hors du site qu¡¯il visite. Il est facile de d¨¦sactiver les t¨¦moins. La plupart des navigateurs sont dot¨¦s d¡¯une fonction qui permet ¨¤ l¡¯utilisateur de refuser les t¨¦moins ou qui l¡¯avertissent lorsque des t¨¦moins lui sont envoy¨¦s. Toutefois, le site ne fonctionnera pas correctement sans ces t¨¦moins. L¡¯activation des t¨¦moins garantit une visite facile et efficace de notre site Web.

Celui-ci peut contenir des liens vers des sites n¡¯appartenant pas ¨¤ Homewood et qui ne sont pas exploit¨¦s par elle. Sauf indications contraires mentionn¨¦es dans le pr¨¦sent document, Homewood ne transmettra pas les renseignements personnels d¡¯un client ¨¤ ces tierces parties sans son consentement. Homewood propose ¨¤ l¡¯utilisateur des liens vers des sites tiers pour lui en faciliter la consultation. Elle ne le fait pas dans le but de recommander ces sites. Les sites tiers font ¨¦tat de d¨¦clarations de confidentialit¨¦, d¡¯avis et de conditions d¡¯utilisation distincts et ind¨¦pendants que nous recommandons ¨¤ nos clients de lire attentivement. Nous n¡¯avons aucun contr?le sur ces sites tiers, et n¡¯assumons par cons¨¦quent aucune responsabilit¨¦ ou obligation dans la mani¨¨re dont les organisations qui les exploitent peuvent recueillir, utiliser, transmettre, s¨¦curiser ou traiter de quelque autre fa?on que ce soit les renseignements personnels de nos clients.

Confidentialit¨¦ des courriels

Homewood ne transmettra ni ne fournira ¨¤ des tiers l¡¯acc¨¨s aux adresses recueillies sur ces pages d¡¯inclusion par courriel. Tous les enregistrements sont stock¨¦s et s¨¦curis¨¦s sur un serveur affili¨¦ ¨¤ la soci¨¦t¨¦ Amazon Web Services, SARL, aux ¨¦tats-Unis*. Tel qu¡¯il est mentionn¨¦ ¨¤ la section 7 ¨C M¨¦canismes de s¨¦curit¨¦ ¨C, aucune collecte ou transmission d¡¯information, comme la transmission d¡¯adresses ¨¦lectroniques par Internet ou par d¡¯autres r¨¦seaux de communication accessibles par le public ne peut ¨ºtre enti¨¨rement s?re. Par cons¨¦quent, nous ne pouvons garantir la s¨¦curit¨¦ de ces renseignements.

Nos clients peuvent ¨¤ tout moment se d¨¦sabonner des messages ¨¦lectroniques de Homewood, y compris des courriels publicitaires.

RENSEIGNEMENTS COMPL¨¦MENTAIRES

N¡¯h¨¦sitez pas ¨¤ communiquer avec nous si :

  • a)vous avez des questions ¨¤ poser ou des commentaires ¨¤ faire sur cette politique ou sur la fa?on dont Homewood prot¨¨ge votre vie priv¨¦e;
  • b)vous souhaitez cesser de recevoir des publicit¨¦s ou des courriels, ou souhaitez acc¨¦der ¨¤ vos renseignements personnels afin de les mettre ¨¤ jour ou d¡¯en corriger les erreurs ¨¦ventuelles;
  • c)vous avez une question ou plainte ¨¤ formuler au sujet de la mani¨¨re dont nous traitons vos renseignements personnels.

Nous vous recommandons de consulter p¨¦riodiquement la pr¨¦sente politique car nous pourrions la modifier ou la mettre ¨¤ jour de temps ¨¤ autre. Le cas ¨¦ch¨¦ant, nous publierons la politique r¨¦vis¨¦e sur notre site Web ¨¤ l¡¯adresse www.homewoodsante.com. Cette politique ne couvre pas les renseignements personnels recueillis ou d¨¦tenus par Homewood sur ses employ¨¦s.

Pour obtenir plus d¡¯information au sujet de la politique de protection des renseignements personnels de Homewood, veuillez communiquer avec nous par courriel ¨¤ : confidentialite@homewoodsante.com ou par la poste ¨¤ : Centre de sant¨¦ Homewood, 150, Delhi Street, Guelph (Ontario) N1E 6K 9, ¨¤ l¡¯attention du responsable de la protection des renseignements personnels.

*Homewood Sant¨¦ reconna?t par les pr¨¦sentes que le fournisseur de services a adopt¨¦ la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents ¨¦lectroniques (LPRPDE) du Canada ou d¡¯autres lois ou r¨¨glements provinciaux ou municipaux r¨¦put¨¦s ¨ºtre fondamentalement similaires, et confirme qu¡¯il y adh¨¨re.